Kryzysowy montaż w 24 godziny – jak uratowaliśmy międzynarodowy event marki GEA

Organizacja międzynarodowego eventu często bywa wysoce nieprzewidywalna. Gdy na zaledwie dwadzieścia cztery godziny przed startem konferencji w Folwarku Łochów główny podwykonawca techniczny wycofał się z projektu, organizator stanął przed ogromnym kryzysem. Rozwiązaniem okazało się błyskawiczne przejęcie przez naszą ekipę pełnej produkcji technicznej, która początkowo miała obejmować wyłącznie usługi językowe. Rezultatem była bezbłędnie zrealizowana konferencja dla marki GEA, udowadniająca siłę jednego, zaufanego dostawcy.

Zarządzanie takim ryzykiem wymagało od nas uruchomienia rezerw sprzętowych i logistycznych w rekordowym czasie. Musieliśmy zmobilizować techników, akustyków oraz realizatorów oświetlenia, którzy dotarli na miejsce z dodatkowym sprzętem. Ostatecznie klient otrzymał spójną, bezstresową realizację, która zatarła wszelkie ślady organizacyjnej paniki. To doświadczenie na zawsze zmieniło charakter naszej współpracy i podniosło poprzeczkę dla całej branży eventowej.

Błyskawiczna metamorfoza z dostawcy tłumaczeń w głównego partnera technicznego

Współpraca przy tym projekcie rozpoczęła się od bardzo standardowego i wąskiego zapytania ofertowego. Organizator wydarzenia dla GEA, międzynarodowego producenta zaawansowanych technologii dla przemysłu spożywczego, potrzebował rozwiązania w zakresie pokonywania barier językowych. Folwark Łochów miał ugościć międzynarodowe grono ekspertów, dlatego pierwotnie nasza rola ograniczała się do dostarczenia niezawodnego systemu cyfrowego. Mieliśmy odpowiadać wyłącznie za infrastrukturę językową oraz koordynację pracy doświadczonego zespołu lingwistów.

Punkt zwrotny nastąpił na niecałą dobę przed oficjalnym rozpoczęciem prelekcji, wywołując niemałe trzęsienie ziemi w harmonogramie. Główny podwykonawca, odpowiedzialny za całe nagłośnienie, oświetlenie i multimedia, nieoczekiwanie wycofał się z podjętych zobowiązań. Klient w obliczu takiego ryzyka musiał podjąć błyskawiczną decyzję ratunkową, szukając oparcia w dostawcy, który wciąż znajdował się na placu boju. Sygnał alarmowy natychmiast dotarł do naszych koordynatorów – a my z wąsko sprofilowanego usługodawcy z dnia na dzień staliśmy się partnerem strategicznym, ratującym całe przedsięwzięcie.

Od kabin językowych po potężne nagłośnienie i ekrany LED

W ciągu zaledwie kilku godzin nasza odpowiedzialność za to wydarzenie urosła do ogromnych rozmiarów. Przejście od obsługi jednego systemu do koordynacji całej aparatury audiowizualnej wymagało błyskawicznej mobilizacji magazynu w Warszawie. Kompleksowa obsługa w naszym słowniku to nie jest pusty slogan, ale realna gotowość do wysłania na miejsce ogromnej ilości sprzętu w środku nocy. Poniżej przedstawiamy, jak dokładnie rozbudowaliśmy nasze portfolio usług podczas tej konkretnej, kryzysowej nocy montażowej.

• Pierwotna infrastruktura tłumaczeniowa – zapewniliśmy w pełni wyposażone kabiny dźwiękoszczelne, niezawodny system Bosch Integrus, transmisję sygnału podczerwieni, osobiste odbiorniki dla wszystkich uczestników oraz pełną koordynację logistyczną pracy tłumaczy.
• Przejęta infrastruktura audiowizualna – dostarczyliśmy i skonfigurowaliśmy wysokiej rozdzielczości ekran diodowy P2.5 o wymiarach 5 × 3 metry, zaawansowane nagłośnienie konferencyjne oraz koncertowe bazujące na topowych systemach d&b audiotechnik (modele V7P, V-SUB, T10), a także profesjonalne oświetlenie frontowe sceny i klimatyczne oświetlenie architektoniczne sali.

Taki podział wyraźnie obrazuje skalę wyzwania, z którym musiał zmierzyć się nasz zespół techniczny. Rozszerzenie zakresu usług oznaczało konieczność zaangażowania dodatkowych realizatorów obrazu, dźwięku i światła, którzy w trybie pilnym dołączyli do ekipy stacjonującej na miejscu. Dzięki temu całe wydarzenie zyskało spójny i wysoce profesjonalny wymiar wizualno-akustyczny.

Ekstremalny wyścig z czasem pod presją międzynarodowego prestiżu

Przejęcie pełnej produkcji wydarzenia z dnia na dzień oznaczało zderzenie się z bezlitosną rzeczywistością, wykraczającą daleko poza komfort pracy w dźwiękoszczelnej izolacji. Największym wyzwaniem logistycznym okazała się integracja niezależnego dotąd układu językowego z nowo powstającym, głównym stanowiskiem realizatorskim. Inżynierowie musieli zestroić wszystko w ekstremalnie krótkim czasie, co wymagało stalowych nerwów i niesamowitej precyzji działania. Każda minuta zwłoki przy rozładunku dodatkowego sprzętu zagrażała bezpieczeństwu porannej inauguracji paneli dyskusyjnych.

Zarządzanie czasem na miejscu montażu przypominało precyzyjny mechanizm szwajcarskiego zegarka, który trzeba było złożyć w warunkach polowych. Okno czasowe na ostateczne próby techniczne skurczyło się do minimum, co wymuszało jednoczesną pracę ekipy od multimediów, realizatorów dźwięku i oświetleniowców. Synchronizacja tych wszystkich działań wymagała nie tylko biegłości w swoim fachu, ale przede wszystkim doskonałej komunikacji wewnętrznej w powiększonym zespole. Najważniejsza okazała się jednak błyskawiczna, oddolna adaptacja naszych pracowników do nowej rzeczywistości. Skalowanie kompetencji przebiegło niezwykle płynnie, ale wymagało od każdego technika pełnego zaangażowania. Przeszliśmy z trybu pracy, w którym dbaliśmy o samą zrozumiałość języków, do stanu pełnej odpowiedzialności za sukces wizerunkowy GEA.

Fundament zaufania zbudowany na skutecznej reakcji w sytuacjach ekstremalnych

Realizacja dla GEA była dla nas ważnym sprawdzianem, który potwierdził naszą gotowość do obsługi pełnej techniki eventowej. Przy tej skutecznie połączyliśmy nasze korzenie w usługach językowych z kompleksowym wsparciem technologicznym. Z perspektywy czasu ten trudny i awaryjny wieczór wykuł fundamenty pod niesamowicie trwałe i zyskowne partnerstwo, na którym polegamy do dziś. Nasze kompetencje rosną najszybciej właśnie wtedy, gdy stawką jest ochrona wielkich, międzynarodowych budżetów.

W naszych działaniach zawsze staramy się łączyć najwyższe parametry obsługi z silnym, ekologicznym podejściem, dbając o zminimalizowany ślad węglowy podczas transportu. Gorąco zachęcamy twórców konferencji branżowych, ekskluzywnych gal oraz wielkich spotkań pracowniczych do powierzenia nam całkowitego zaplecza technologicznego na wyłączność. Powierzchnie pełnego zaplecza multimedialnego i systemów tłumaczeniowych jednemu partnerowi to rozwiązanie, które zapewnia spójność technologiczną i realnie odciąża organizatora. Zabezpiecz swoje kolejne wydarzenie z pomocą naszych techników i ciesz się pełnym spokojem umysłu!